Воскресенье, апреля 13, 2008, 12:00 дп || Категория: Мой рабочий стол, Полезные сайты
Следить за комментариями через RSS 2.0 ||
Прокомментировать ||
Site Search:
Апрель 13, 2008
В последнее время на работе – непрекращающийся аврал. Первый взгляд на часы: «7-30… Замечательно… Есть полчаса, чтоб спокойно на вчерашние email-ы ответить, пока со всех сторон тормошить не начали». Второй взгляд на часы: «Господи, уже 3 часа!» Мысль о пропущенном обеде рождается где-то в области желудка, но, еще не успев дойти до головы, гаснет. Третий взгляд на часы: «Что-то рано сегодня темнеет… Что, уже так поздно???»
Осознаю, что нужно что-то переменить в своей жизни. Работу менять не хочу – хоть загруженность и большая, но интересно. Значит, нужно научиться использовать свое время более эффективно.
Итак, что в моей работе можно автоматизировать и как? Замечаю, что много времени уходит на писанину: часто приходится печатать тексты практически одинакового содержания (например, отвечать на вопросы клиентов или коллег, вбивать стандартные ремарки в нашу CRM, и т.п. ). Конечно, в Outlook-е можно заготовить шаблоны писем, но хотелось бы иметь возможность создавать шорткаты, которые бы вставляли заготовленный текст в ЛЮБУЮ программу – будь то email сообщение, веб форма или текстовый редактор. После нескольких минут на Google такая программа нашлась! Да еще и бесплатная! Называется PhraseExpress. Сейчас создаю целые документы с помощью нажатия двух клавиш. CTRL-P – и ответ клиенту о смене пароля готов. CTRL-R – и запрос в отдел маркетинга уже в пути.
В моих последующих заметках я продолжу эту тему – как использовать свое время более эффективно, как научиться экономить секунды, из которых будут складываться минуты и часы. Я буду делиться своими находками, а вы, уважаемые читатели, поделитесь вашими секретами и опытом. Заранее спасибо!
Комментарии (2)
апреля 14, 2008 в 3:12 дп
Как ни странно прозвучит, но отказ от телефонных и личных переговоров в пользу электронной переписки (e-mail, но не ICQ) может сказаться положительно.
Суть фокуса в возможности распределять свое время.
Например, с 8 до 13 я читаю почту и отвечаю на нее. Потом погружаюсь с креатив и до 17 меня никто не может побеспокоить (все отключено наглухо). Потом я проверяю, нет ли какого нежданного аврала. Ну и дальше в зависимости от результата проверки, либо спокойно доделываю свои текущие дела, либо все бросаю и начинаю решать проблемы.
Я не дизайнер, но все, кому дорог креатив, меня поймут. Чтобы сбить с мысли - нужно всего пара секунд на прием посторонней информации. Чтобы восстановить креатив - нужно минимум минут 15. В итоге, если позволять всем отвлекать себя, то большая часть времени как раз и будет занимать восстановление креатива.
А описанный контроль времени позволяет с этим эффективно бороться.
Придумал, разумеется, не я - тема “с бородой”.
апреля 14, 2008 в 7:10 дп
Ну, относительно автоматизации - главного фактора экономии времени - можно добавить совет использовать активнее клавиатурные комбинации. Автор этим пользуется, как я заметил, а меж тем, многие даже не подозревают о существовании Ctrl-X, Ctrl-C, Ctrl-V. Я уж молчу о более нетривиальных случаях, типа Win-R. А вот еще один момент - я заметил, что дольше всего я работаю над тем, что мне неинтересно. Например, план работы на период (месяц, квартал и пр.). И я, хоть и маленький, но начальник, перекладываю эту рутину на подчиненных. А один мой подчиненный перекладывал часть своей работы на жену. Ну и самое важное, это планирование, планирование и еще раз планирование. Без него я работал по 9-10 часов в день. С ним укладываюсь в стандартные 8 и могу безболезненно выкроить час-полтора на любые нужды.